En huvudbok är en bokföringsbok där alla företagets ekonomiska transaktioner registreras. Huvudboken är organiserad i olika konton, och varje transaktion registreras på minst två konton för att säkerställa att bokföringen är i balans.
En huvudbok, i en modern digital kontext, är en centraliserad databas eller system där alla företagets ekonomiska transaktioner registreras och lagras. Denna "bok" behöver inte nödvändigtvis vara en fysisk bok i traditionell mening, utan är oftast en digital databas eller redovisningsprogramvara som underlättar lagring, organisering och analys av företagets finansiella data.
Huvudboken är organiserad i olika konton, vilka representerar olika ekonomiska element som tillgångar, skulder, intäkter, kostnader, eget kapital och så vidare. Varje ekonomisk transaktion påverkar minst två av dessa konton, i enlighet med principen för dubbel bokföring, för att säkerställa att företagets bokföring alltid är i balans.
Ett digitalt huvudboksystem ger flera fördelar. För det första ger det företaget möjlighet att snabbt och effektivt registrera och bearbeta stora mängder transaktioner. För det andra tillåter det snabb sökning och återhämtning av finansiell information, vilket gör det lättare att förbereda finansiella rapporter och analyser. Slutligen bidrar det till att förbättra noggrannheten i företagets finansiella rapportering, genom att minimera risken för mänskliga fel som kan uppstå vid manuell bokföring.