Utlägg är kostnader som en anställd har haft för företagets räkning och som ska ersättas av företaget. Detta kan inkludera saker som resekostnader, måltider och kontorsmaterial.
Utlägg är kostnader som en anställd eller företagsägare gör personligen för företagets räkning, och som sedan ersätts av företaget. Dessa kostnader kan uppstå i en mängd olika situationer, till exempel när en anställd reser på affärsresa, köper kontorsmaterial, eller betalar för en kundlunch.
Det är viktigt att ha en klar policy för utlägg och att dokumentera dem korrekt. När en anställd gör ett utlägg ska detta dokumenteras med ett kvitto eller faktura och informationen ska inkludera datumet för utlägget, summan, ändamålet med utlägget och vem som gjorde utlägget.
För att ett utlägg ska vara avdragsgillt för företaget måste det vara företagsrelaterat.
I bokföringen bokförs utlägget som en kostnad och som en fordran på den anställde, tills det att företaget ersätter den anställde för utlägget.
Att hantera utlägg på rätt sätt är viktigt både för att upprätthålla god ekonomisk kontroll och för att följa skatte- och bokföringsreglerna.